Unul dintre cele mai frecvente subiecte pe care ni le aduc clienții la discuție sună cam așa: „Am trimis un angajat la o conferință la București. Ce sume trebuie să-i achit și cum le trec în contabilitate?”
Întrebarea pare simplă. Răspunsul, din păcate, nu e chiar la fel de simplu — pentru că legislația din Republica Moldova are câteva nuanțe pe care mulți antreprenori le trec cu vederea. Și aceste nuanțe pot genera fie cheltuieli nedecontate, fie probleme la un control fiscal.
Hai să lămurim lucrurile pas cu pas.
Ce este diurna, pe scurt
Diurna este o indemnizație zilnică pe care angajatorul o achită salariatului atunci când acesta se deplasează în interes de serviciu. E menită să acopere cheltuielile de zi cu zi din timpul deplasării: hrană, transport local, mici cheltuieli neprevăzute.
Nu confundați diurna cu costurile de drum sau de cazare. Sunt lucruri separate. Diurna vine pe lângă acestea.
Dacă deplasarea e pe teritoriul Moldovei, se plătește în lei. Dacă e în străinătate, în valuta țării respective.
Baza legală: Regulamentul aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 10 din 05.01.2012, cu modificările din 2024.
Cine primește diurnă și cine nu
Are dreptul la diurnă orice persoană care, la dispoziția angajatorului, se deplasează pentru a îndeplini sarcini de serviciu în afara locului permanent de muncă.
Un lucru important s-a schimbat de la 1 ianuarie 2024: cuvântul „salariat” din Regulament a fost înlocuit cu „personal”. Asta înseamnă că acum beneficiază de diurnă și fondatorii, administratorii, membrii consiliului de administrație — nu doar angajații cu contract individual de muncă. E o modificare pe care mulți nu o știu încă.
Cine nu primește diurnă? Persoanele a căror activitate permanentă presupune deplasare pe teritoriul Republicii Moldova cum ar fi : curierii, vânzătorii ambulanți, șoferii de rută. Călătoriile lor de serviciu nu intră sub incidența regulamentului privind delegarea.
Când se achită diurna și când nu
Se achită diurna pentru fiecare zi calendaristică de deplasare, inclusiv zilele de plecare și sosire. Din 2024, pentru zilele de plecare și sosire se acordă 100% din norma stabilită (anterior existau interpretări diferite în practică).
Nu se achită diurna în următoarele situații:
- deplasarea durează o singură zi și este pe teritoriul Moldovei;
- angajatul poate reveni zilnic la domiciliu din localitatea unde a fost delegat;
- angajatul nu se întoarce la timp din motive care țin de el;
- organizatorul evenimentului (conferință, seminar) asigură deja compensarea cheltuielilor prin bursă sau alte plăți documentate.
O excepție de care merită să țineți cont: chiar dacă deplasarea internă durează o singură zi, dar angajatul rămâne peste noapte la destinație și prezintă acte de cazare — angajatorul este obligat să-i restituie cheltuielile de locațiune.
Câți lei înseamnă, concret
Mărimea diurnei depinde de destinație și de categoria personalului. Orientativ, pentru 2024–2025:
- deplasare în Chișinău: aproximativ 130 lei/zi;
- deplasare în localități rurale: aproximativ 100 lei/zi;
- deplasare în străinătate: suma variază pe țară și se achită în valută (normele se găsesc în anexa la Regulament).
Dacă deplasarea în străinătate depășește 30 de zile calendaristice, norma zilnică se reduce cu 20% pentru fiecare zi suplimentară. După 60 de zile — reducerea crește la 30%.
Dacă țara gazdă asigură hrana integral, se achită doar 30% din diurna normală. Dacă asigură parțial (o masă sau două), se calculează proporțional: 15% pentru dejun, 50% pentru prânz, 35% pentru cină.
Ce documente trebuie pregătite
Înainte de deplasare, angajatorul emite un ordin de deplasare (sau legitimație de deplasare pentru deplasări interne). Documentul trebuie să conțină:
- numele și funcția persoanei delegate;
- localitatea și entitatea de destinație;
- scopul și durata deplasării;
- ștampilele entităților vizitate (acolo unde e cazul).
Angajatorul acordă un avans — pe card sau în numerar. După întoarcere, salariatul are 5 zile lucrătoare pentru a prezenta raportul de cheltuieli și actele justificative. Sumele neutilizate se restituie.
Pentru deplasările externe, datele de ieșire și intrare în țară se confirmă din documentele de călătorie (pașaport, bilete, foi de parcurs).
Sfat practic: dacă angajatul are dublă cetățenie (moldovenească și română), e recomandat să călătorească cu pașaportul moldovenesc. Altfel, confirmarea datelor de deplasare devine complicată — va trebui solicitate acte suplimentare de la poliția de frontieră.
Sunt impozitate diurnele?
Depinde de sumă:
- dacă diurna respectă limitele din Regulament, nu se impozitează — nu e considerată venit al salariatului;
- dacă depășește normele legale, diferenta nu se deduce ca cheltuiala.
Entitățile cu autonomie financiară pot stabili în contractele colective de muncă diurne mai mari decât minimul prevăzut de lege. Dar trebuie să fie conștiente de consecințele fiscale ale sumei care depășește plafonul.
Cum se înregistrează în contabilitate
Toate cheltuielile de deplasare se evidențiază în moneda națională, la cursul oficial al BNM din data efectuării plății. În cazul deplasărilor externe, dacă salariatul staționează în state de tranzit mai mult de 24 de ore (zbor anulat, forță majoră), diurna pentru acele zile se achită integral conform normei stabilite pentru statul respectiv.
De ce contează să faci asta corect
Din experiența noastră de lucru cu peste 100 de companii, inclusiv din sectorul HORECA unde deplasările sunt frecvente, am văzut trei greșeli care se repetă:
- Lipsa ordinului de deplasare — fără el, cheltuielile nu pot fi justificate fiscal.
- Confuzia între diurnă și cazare — sunt categorii separate și se documentează diferit.
- Necunoașterea modificărilor din 2024 — mai ales extinderea dreptului la diurnă pentru fondatori și administratori.
Dacă nu ești sigur cum se aplică regulile în cazul tău concret, cel mai simplu e să discuți cu un contabil care cunoaște specificul. Fiecare afacere are particularitățile ei, iar o consultație la timp te scutește de probleme la un eventual control.
Dacă ai întrebări
legate de servicii contabile sau calculul diurnelor, ne poți contacta pentru o discuție.
Articol publicat de echipa Runat Accounting & Advisory.
