Один из самых частых вопросов, которые наши клиенты поднимают в обсуждениях, звучит примерно так: «Я отправил сотрудника на конференцию в Бухарест. Какие суммы я должен ему выплатить и как отразить это в бухгалтерии?».
Вопрос кажется простым, но ответ на него, к сожалению, не столь очевиден, так как в законодательстве Республики Молдова есть несколько нюансов, которые многие предприниматели упускают из виду. Эти тонкости могут привести либо к невозмещенным расходам, либо к проблемам во время налоговой проверки.
Давайте разберем всё по порядку.
Кратко о том, что такое суточные
Суточные представляют собой ежедневную выплату, которую работодатель перечисляет работнику при его откомандировании в служебных целях. Они предназначены для покрытия повседневных расходов во время поездки, таких как питание, местный транспорт и мелкие непредвиденные траты.
Важно не путать суточные с расходами на проезд или проживание, так как это разные категории выплат. Суточные выплачиваются в дополнение к ним.
Если поездка осуществляется по территории Молдовы, расчет производится в леях, а если за границу — в валюте соответствующей страны.
Правовой основой является Положение, утвержденное Постановлением Правительства № 10 от 05.01.2012, с изменениями от 2024 года.
Кто имеет право на получение выплат, а кто нет
Право на суточные имеет любое лицо, которое по распоряжению работодателя отправляется для выполнения служебных задач за пределы своего постоянного места работы.
С 1 января 2024 года произошло важное изменение: слово «работник» в Положении было заменено на «персонал».
Это означает, что теперь на получение суточных имеют право также учредители, администраторы, члены совета директоров — а не только сотрудники с индивидуальным трудовым договором.
Об этом изменении многие до сих пор не знают.
Кто не получает суточные? Лица, чья постоянная деятельность предполагает передвижение по территории Республики Молдова, такие как:
курьеры;
разъездные продавцы;
водители маршрутов.
Их служебные поездки не подпадают под действие регламента о командировании.
Когда суточные выплачиваются, а когда нет
Суточные выплачиваются за каждый календарный день командировки, включая дни отъезда и прибытия.
С 2024 года за дни отъезда и приезда выплачивается 100% от установленной нормы (ранее на практике встречались разные толкования).
Суточные не выплачиваются в следующих ситуациях:
командировка длится один день и проходит по территории Молдовы;
работник может ежедневно возвращаться домой из места командирования;
работник не возвращается вовремя по причинам, зависящим от него;
организатор мероприятия (конференции, семинара) уже обеспечивает компенсацию расходов через стипендию или другие задокументированные выплаты.
Исключение, о котором стоит помнить: даже если внутренняя командировка длится один день, но работник остается на ночь в месте назначения и предъявляет документы на проживание — работодатель обязан возместить ему расходы на найм жилья.
Конкретные суммы в леях
Размер суточных зависит от пункта назначения и категории персонала. Ориентировочно на 2024–2025 годы:
командировка в Кишинев: около 130 леев в день;
командировка в сельскую местность: около 100 леев в день;
командировка за границу: сумма варьируется в зависимости от страны и выплачивается в валюте (нормы приведены в приложении к Регламенту).
Если заграничная командировка превышает 30 календарных дней, дневная норма сокращается на 20% за каждый дополнительный день.
После 60 дней сокращение увеличивается до 30%.
Если принимающая страна полностью обеспечивает питание, выплачивается только 30% от стандартной нормы суточных.
При частичном обеспечении (один или два приема пищи) расчет производится пропорционально: 15% за завтрак, 50% за обед, 35% за ужин.
Какие документы необходимо подготовить
Перед поездкой работодатель издает приказ о командировании (или командировочное удостоверение для внутренних поездок). Документ должен содержать:
имя и должность командированного лица;
населенный пункт и организацию назначения;
цель и продолжительность поездки;
печати посещенных организаций (там, где это применимо).
Работодатель выдает аванс на карту или наличными.
После возвращения у работника есть 5 рабочих дней для подачи авансового отчета и подтверждающих документов. Неиспользованные суммы подлежат возврату.
Для заграничных поездок даты выезда и въезда в страну подтверждаются проездными документами (паспорт, билеты, путевые листы).
Практический совет: если у работника двойное гражданство (молдавское и румынское), рекомендуется путешествовать с молдавским паспортом. В противном случае подтверждение дат поездки усложняется — придется запрашивать дополнительные документы в пограничной полиции.
Облагаются ли суточные налогом?
Это зависит от суммы:
если размер суточных соответствует лимитам Регламента, они не облагаются налогом — они не считаются доходом работника;
если сумма превышает установленные законом нормы, разница не признается вычетом в качестве расходов.
Организации с финансовой автономией могут устанавливать в коллективных трудовых договорах суточные выше минимума, предусмотренного законом.
Однако они должны осознавать налоговые последствия для суммы, превышающей установленный порог.
Как это отражается в бухгалтерии
Все командировочные расходы отражаются в национальной валюте по официальному курсу НБМ на дату осуществления платежа.
В случае заграничных поездок, если работник задерживается в странах транзита более 24 часов (отмена рейса, форс-мажор), суточные за эти дни выплачиваются в полном объеме согласно норме, установленной для данного государства.
Почему важно делать это правильно
Исходя из нашего опыта работы более чем со 100 компаниями, включая сектор HORECA, где командировки случаются часто, мы выделили три повторяющиеся ошибки:
Отсутствие приказа о командировании — без него расходы не могут быть обоснованы с налоговой точки зрения.
Путаница между суточными и проживанием — это разные категории, которые документируются по-разному.
Незнание изменений 2024 года — особенно в части расширения права на суточные для учредителей и администраторов.
Если вы не уверены, как правила применяются в вашем конкретном случае, проще всего обсудить это с бухгалтером, знающим специфику.
У каждого бизнеса есть свои особенности, а своевременная консультация избавит вас от проблем при возможной проверке.
Если у вас есть вопросы
по бухгалтерским услугам или расчету суточных, вы можете связаться с нами для консультации.
Статья опубликована командой Runat Accounting & Advisory.
